Звіт начальника відділу загальної, організаційної роботи, цифрових трансформацій та цифровізації Медвинської сільської ради про роботу відділу за 2025 рік
Документообіг
Основними завданнями відділу загальної, організаційної роботи, цифрових трансформацій та цифровізації Медвинської сільської ради (надалі Відділ) є забезпечення діловодства, реєстрація вхідної, вихідної документації, рішень виконкому, розпоряджень сільського голови, отримання та відправка поштової кореспонденції в паперовому та електронному вигляді, доведення до виконавців листів та інших документів, здійснення контролю за якістю та правильністю підготовки і оформлення вихідних документів, за термінами їх виконання, надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства відділам та структурним підрозділам сільської ради, реєстрація та контроль за своєчасним реагуванням на звернення громадян; наповнення сайту сільської ради, контроль за безперебійною роботою комп’ютерної системи сільської ради та її структурних підрозділів.
Одним із важливих процесів виконавської дисципліни є діловодство, яке охоплює питання документування і організації роботи з документами, а саме, процес проходження документів від зовнішнього користувача до виконавця, в результаті якого приймається те чи інше рішення по суті порушеного питання.
Протягом 2025 року роботу Відділу було організовано відповідно до вимог чинного законодавства, Інструкції з діловодства Медвинської сільської ради та її виконавчих органів.
Проведений аналіз кількості вхідної, вихідної кореспонденції та створених документів свідчить, що за звітний період документообіг в цілому складає – 7557 документів (у 2024 році – 7055), що на 509 документів більше, ніж в попередньому звітному періоді.
З них:
- 5375 документів вхідної кореспонденції (у 2024 році – 5085), розгляд яких було доручено відповідним структурним підрозділам сільської ради, окремим посадовим особам;
– 2133 документів вихідної кореспонденції (у 2024 році – 2347);
– 172 звернень громадян (у 2024 році – 198) з них:
– 15 через урядову «гарячу лінію» (у 2024 році – 14);
– 21 звернення депутатів сільської ради (у 2024 році – 29);
– 23 запит на публічну інформацію (у 2024 році - 8).
Спеціалістами Відділу опрацьовані всі вхідні документи. До цієї категорії відносяться також документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.
До цієї категорії відносяться також документи, які перебувають на довгостроковому контролі та потребують постійного (щоквартального, щомісячного або щорічного) інформування.
Протягом 2025 року сільським головою було видано 475 розпоряджень (у 2024 році - 405) в тому числі:
- з основної діяльності – 201 (у 2024 році - 161);
-з адміністративно-господарської діяльності - 58 (у 2024 році - 41).
Також за даний період підготовлено розпоряджень з кадрових питань - 216 (у 2024 році – 193), в тому числі:
- тривалого строку зберігання - 78 (у 2024 році - 80);
- тимчасового зберігання – 138 (у 2024 році –123).
Усі проекти розпоряджень вичитані та завізовані, після підписання сільським головою зареєстровані.
Систематично проводиться робота із запитами на публічну інформацію.
За 2025 рік до Медвинської сільської ради надійшло 24 запити на інформацію.
Протягом звітного періоду 8 запитів надійшли від фізичних осіб, 16 запитів від юридичних осіб, в тому числі 3 журналістські запити, всі запити надійшли на електронну скриньку. За результатами розгляду - на всі запити Медвинською сільською радою надана запитувана інформація у терміни, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».
Протягом 2024 року зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 1530 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 2654 звернень, поштою – 511, подано особисто – 74. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло - 2136 листів (у 2024 році – 1724 листів).
У 2024 році проведено 21 апаратних та виробничих нарад сільського голови за участю начальників та спеціалістів, керівників підприємств, установ та закладів.
Опрацьовано та доведено до відома виконавців 29 доручень сільського голови та керівників сільської ради.
Протоколи нарад з дорученнями були оформлені належним чином та доводились до виконавців у паперовому/електронному вигляді для контролю виконання завдань.
Роботи зі зверненнями громадян
Реалізуючи вимоги Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», відповідно до статті 28 Закону України «Про звернення громадян» та з метою поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, удосконалення організації розгляду порушених у таких зверненнях питань, підвищення відповідальності керівників комунальних підприємств за належне реагування на обґрунтовані пропозиції, заяви і скарги, розв’язання проблем, які спричиняють звернення громадян, виконкомом проведена певна робота по удосконаленню роботи із зверненнями громадян.
Стан роботи із зверненнями громадян розглядається на апаратних нарадах керівного складу та всього колективу. Робота зі зверненнями громадян знаходиться на постійному контролі у сільського голови.
За 12 місяців 2025 року до Медвинської сільської ради надійшло 3029 звернень громадян та колективних звернень – 11.
Кількість звернень, що надійшло через вищі установи у 2025 році – 238.
Найбільша кількість звернень стосується соціального захисту населення -1379 звернень, 242 - аграрної політики і земельних відносин, 149 -комунального господарства, 128 - фінансової, податкової, митної політики, 62 - забезпечення дотримання законності та охорони правопорядку, запобігання дискримінації, 45 - житлової політики, транспорту і зв’язку, 40 - охорони здоров’я та 816 – інші питання.
На особистому прийомі громадян кількість звернень у 2025 році становила - 2791, з них:
- по структурних підрозділах Медвинської сільської ради – 1380, в т.ч. на прийомі у сільського голови – 101 звернення;
- по Бранепільському старостинському округу – 330;
- по Дмитренківському старостинському округу – 446, по Щербашинцях – 207;
- по Побережківському старостинському округу – 428;
Окремо зареєстровано та розглянуто 5 звернень, що надійшли на гарячу лінію «Київський обласний контактний центр опрацювань звернень громадян».
Всі заяви та звернення розглянуті в терміни передбачені чинним законодавством.
Робота з кадрових питань
Загальна чисельність працівників Медвинської сільської ради станом на 31.12.2025 р. становила 42 штатних одиниць, (фактично зайнятих- 41) в т. ч. :
- Посадових осіб – 30 штатних одиниць (фактично зайняті – 29);
- Службовців – 8 штатних одиниць (фактично зайняті – 8);
- Обслуговуючий персонал – 4 штатних одиниць (фактично зайняті - 4);
- По старостатах – 9 штатних одиниць.
За 2025 рік підготовлено та видано 78 розпорядження сільського голови з кадрових питань тривалого строку зберігання та 138 з кадрових питань тимчасового строку зберігання. Всі розпорядження взято на контроль. На всі документи заведені контрольні папки, інформацію занесено до реєстру.
Всього зареєстровано внутрішніх документів – 227.
Протягом 2025 року засідання комісії по організації і проведенню конкурсу при прийнятті осіб на роботу у сільську раду та виконавчі органи сільської ради не проводилися у зв’язку з введення воєнного стану. Прийняття на посади посадових осіб місцевого самоврядування відбувалося відповідно до Закону України від 12.05.2022 «Про внесення змін до деяких законів України щодо функціонування державної служби та місцевого самоврядування у період дії воєнного стану», без застосування конкурсного відбору. Таких осіб прийнято 15. Протягом 2025 року було призначено на посаду за результатами стажування 1 особа місцевого самоврядування.
Новоприйняті посадові особи місцевого самоврядування прийняли Присягу посадової особи місцевого самоврядування, письмово попереджалися про обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, вимогам Закону України «Про запобігання корупції», ознайомлені із Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.
Постійно проводиться моніторинг нових нормативно-правових актів, що стосуються кадрової роботи в органах місцевого самоврядування. Встановлюється та уточнюється щороку стаж служби в органах місцевого посадових осіб та службовців виконавчих органів сільської ради та надбавок за вислугу років, прийняті відповідні розпорядження сільського голови.
Забезпечується контроль за своєчасним присвоєнням рангів, готуються відповідні розпорядження, за звітний період присвоєні чергові ранги 9 посадовим особам Медвинської сільської ради.
Проводилася робота по впорядкуванню особових справ посадових осіб Медвинської сільської ради. Особові справи весь час доповнюються документами: копіями розпоряджень, довідками, тощо.
Складені графіки відпусток на 2026 рік, ведеться облік наданих відпусток відповідно до Закону України «Про відпустки». Вносилися записи в трудові книжки працівників виконавчих органів сільської ради. Проводилася робота з ознайомлення посадових осіб з правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовими інструкціями та іншими документами.
Відповідно до абзацу другого пункту 7 постанови Кабінету Міністрів України від 06.02.2019 № 106 «Про затвердження Положення про систему професійного навчання державних службовців, голів місцевих державних адміністрацій, їх перших заступників та заступників, посадових осіб місцевого самоврядування та депутатів місцевих рад», посадові особи повинні набирати не менше одного кредиту ЄКТС протягом календарного року, у тому числі 0,1-0,2 кредиту ЄКТС шляхом самоосвіти.
У разі введення правового режиму надзвичайного стану, правового режиму воєнного стану, встановлення режиму надзвичайної ситуації, карантину відповідно до Закону України “Про захист населення від інфекційних хвороб” частка самоосвіти в межах виконання індивідуальної програми у відповідному календарному році може становити не більше 0,5 кредиту ЄКТС.
У нас таких 7 посадових осіб (Бугаєнко Н.І. – 2,55 кредиту ЄКТС , Будянська В.М. – 2,0 кредиту ЄКТС, Джемесюк В.М., - 4,15 кредиту ЄКТС, Колюх Л.М. – 2,0 кредиту ЄКТС, Проценко О.А. - 2,0 кредиту ЄКТС, Ткаченко М.А. – 1,0 кредиту ЄКТС, Слинько Л.В. – 2,4 кредиту ЄКТС, Тихопій В.Я. – 2,0 кредиту ЄКТС).
У цьому напряму робота проводиться недостатньо, потрібно більше приділяти уваги питанню підвищення кваліфікації працівників, працювати індивідуально з кожним.
Протягом звітного періоду проводилась щорічна оцінка посадових осіб місцевого самоврядування в кількості 27 посадових осіб, відповідно до розпорядження сільського голови від 10.01.2025 року № 03/02.2-03.
Відділ контролює розроблення посадових інструкцій посадових осіб виконавчих органів сільської ради, проводить методично-консультативну роботу по розробці посадових інструкцій. Розроблено положення про новостворені (перейменовані) відділи (сектори) Медвинської сільської ради.
Працівники відділу проводили іншу роботу, пов’язану із законодавством про працю та службу в органах місцевого самоврядування виконували додаткові доручення та завдання керівництва.
Організаційно-інформаційна робота
Протягом 2025 року роботу Відділу було організовано відповідно до вимог Інструкції з діловодства, Регламенту Медвинської сільської ради та Регламенту виконавчого комітету.
Відділ у межах своїх повноважень виконує завдання:
– Організаційно-технічне обслуговування засідань виконавчого комітету;
– Організаційно-технічне обслуговування пленарних засідань сільської ради;
– Організацію проведення апаратних та виробничих нарад при сільському голові;
– Реєстрацію проектів рішень сільської ради;
– Реєстрацію проектів рішень виконавчого комітету;
– Реєстрацію розпоряджень сільського голови з основної та адміністративно-господарської діяльності;
– Реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції у виконавчому комітеті;
– Реєстрацію та контроль за зверненнями громадян, звернення депутатів, інформаційними запитами,
– Здійснення контролю за термінами виконання документів у виконавчому комітеті;
– Надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства структурним підрозділам виконавчого комітету сільської ради.
З метою дотримання принципу прозорості та відкритості Відділом протягом звітного періоду забезпечувалося висвітлення діяльності Медвинської ТГ, інформування про ключові події, результати роботи та тенденції розвитку громади.
Інформаційна робота відділу здійснюється згідно Положення про інформаційне наповнення веб-сайту Медвинської сільської ради Білоцерківського району Київської області та сторінок у соціальній мережі Facebook”, затвердженого рішенням виконавчого комітету від 08.11.2021 № 306.
Основними засобами реалізації інформаційної політики є офіційний сайт, де оперативно розміщувалася інформація про громаду, діяльність виконавчого комітету, виконавчих органів, депутатів сільської ради, рішення та розпорядчі документи.
Інформаційна робота відділу здійснюється згідно «Положення про інформаційне наповнення веб-сайту Медвинської сільської ради Білоцерківського району Київської області та сторінок у соціальній мережі «Facebook».
У звітному періоді крім таких діючих відеорубрик як «Сесійний вісник», «Звернення голови», «Медвин TV. Громада сьогодні», розпочато публікацію відеоподій в ТікТоці.
Продовжують поповнюватися новими інформативними матеріалами створені на сайті громади розділи «Військовим та ветеранам» та «Вперед до перемоги»
З метою вшанування полеглих воїнів-земляків в соціальній мережі «Фейсбук» створено рубрику «Вічна пам'ять герою». Працівниками відділу здійснювалася робота зі збору інформації про полеглих воїнів-земляків з метою розміщення її на банерах та поповнення цифрового «Пантеону Героїв», що функціонує на сайті громади.
Працівниками відділу здійснювалася робота зі збору інформації про полеглих воїнів-земляків з метою розміщення її на банерах та поповнення цифрового «Пантеону Героїв», що функціонує на сайті громади.
Щоденно інформаційними матеріалами поповнювалася офіційна сторінка Медвинської ТГ в соціальній мережі «Фейсбук».
Всього за звітний період на офіційній сторінці громади було створено та опубліковано 764 дописи.
Постійно здійснювалися та доводилися до відома жителів громади відеозаписи засідань постійних комісій, пленарних засідань сесій та виконавчого комітету.
Проводився моніторинг громадської думки та опитування з конкретних проблем самоврядування та актуальних питань життя громади. З цією метою було проведено 9 опитувань серед жителів громади щодо актуальних проблем життєдіяльності громади, що свідчить про дотримання принципів прозорості й відкритості в роботі органу місцевого самоврядування.
Протягом 2025 року забезпечено участь жителів громади у прийнятті рішень ради шляхом організації та проведення 2-х громадських слухань для вирішення питань місцевого значення (обговорення проєкту Статуту громади та Проєкту місцевого бюджету на 2026 рік). Організована відкрита зустріч жителями громади щодо звітування сільського голови за 2024 рік.
Щоденно здійснюється моніторинг сторінок відділів, закладів та установ Медвинської ТГ в соціальних мереж з метою аналізу інформаційного простору. Відділ постійно інформує про проведену з різних питань інформаційну та роз’яснювальну роботу Білоцерківську РВА, Департамент комунікацій КОВА тощо.
Працівники відділу супроводжують заходи за участі керівництва громади, здійснюють фото- і, за необхідності, відеозйомку, збирають та акумулюють інформацію для написання подальших матеріалів.
Здійснювалися заходи щодо підвищення фахового рівня працівників, які брали участь в різноманітних онлайн- семінарах, вебінарах та онлайн-курсах з інформаційної грамотності.
Працівники відділу постійно здійснюють моніторинг публікацій на сторінках відділів, установ та закладів громади.
Проводиться постійний аналіз стану комп'ютерної техніки, комп'ютерного забезпечення Медвинської сільської ради, моніторинг та забезпечення роботи внутрішньої комп'ютерної мережі, обслуговування та поточний ремонт комп’ютерної та офісної техніки.
Діловодами Відділу організовано роботу з прийому громадян у приймальні сільського голови.
Відділ організовує роботу з питань нагородження грамотами різного рівня та заохочення працівників різних підприємств, установ та організацій.
За звітний період були направлені подання з пакетами документів до обласної та районної рад на відзначення Подяками та Грамотами. Подяками та Грамотами було нагороджено 9 чоловік, в т. ч. до Дня Конституції України – 2 особи, до Дня місцевого самоврядування – 2 особи та Подякою КОДА – 2 чоловіка, до Дня працівників житлово-комунального господарства і побутового обслуговування населення – 1 особа, до Дня Незалежності України – 2 особи.
Направлено подання з пакетом документів до Верховної Ради України про відзначення Почесною грамотою Верховної Ради України - 1 особа.
Підготовлено Подяки сільського голови Медвинської сільської ради до Дня Незалежності України жителям громади в кількості 56. Проведено роботу з волонтерами для відзначення Подякою районної ради та прийняли участь у заходах Білоцерківської районної ради присвячених до Дня волонтера.
Формувалась потреба та проведено розподіл на канцелярські товари за запитами керівників відділів та структурних підрозділів Медвинської сільської ради.
Відділом постійно ведеться робота по наповненню офіційного веб-сайту сільської ради:
- проекти рішень виконавчого комітету, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до засідань виконавчого комітету;
- прийняті рішення виконавчого комітету оприлюднюються відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
– проекти рішень сільської ради, що підлягають оприлюдненню, розміщуються до пленарних засідань;
– рішень сільської ради, прийняті на пленарних засіданнях.
– готуються аналітичні довідки про роботу зі зверненнями громадян.
- надаються повідомлення про проведення засідань виконавчого комітету та інформація по факту їх проведення.
Створено робочу групу з питань приведення офіційного вебсайту Медвинської сільської територіальної громади у відповідність до вимог чинного законодавства, з метою забезпечення доступності, відкритості та прозорості інформації та за результатами засідання робочої групи підготовлено та направлено виконавцям доручення сільського голови про наповнення сайту громади. У 2025 році розпочато роботу по приведенню у відповідність до державних рекомендацій та стандартів структуру офіційного вебсайту громади.
Спеціаліст з цифрової трансформації Василенко М.А., проходив онлайн та офлайн тренінги по напрямку цифровізації та кібербезпеки.
Зокрема проведено оновлення цифрового індексу громади, також допрацьована та чекає затвердження оновлена нормативно-правова база по роботі та наповненню матеріалів на порталі «Відкритих даних». Підключена та вже активна робота з порталом кібербезпеки - «MISP».
Проводяться щотижневі наради з роботою на порталі відкритих даних та Міністерством цифрової трансформації.
Відділом проводилась робота по упорядкуванню документів постійного строку зберігання Медвинської сільської ради та ведеться робота з підготовки документів для передачі до установ Держархіву.
Протягом 2025 року проведено чергове упорядкування документів діловодом відділу загальної, організаційної роботи, цифрових трансформацій та цифровізації Радченко О.П. за 2018-2020 роки.
Підготовлено та упорядковано справи за описом №1 (протоколи сесій сільської ради, протоколи засідань та рішень виконавчого комітету сільської ради, документи про роботу постійних комісій, розпорядження сільського голови, бюджет сільської ради, звіт про виконання бюджету сільської ради) та за описом № 2-к (розпорядження голови з особового складу, розрахунково платіжні відомості працівників сільської ради, відомості про застраховану особу, що підлягає загально-обов’язковому державному соціальному страхуванню).
Після удосконалення (перероблення) опису № 3 справ постійного зберігання обліковано 609 (шістсот дев’ять) справ за 1944-2020 роки, до якого увійшли справи обліковані за старим описом, а також справи, раніше не обліковані: погосподарські книги населеного пункту підпорядковані Медвинській сільській раді, документи щодо здійснення нотаріальних дій (заповіти, договори купівлі-продажу, довіреності) тощо, журнали реєстрації нотаріальних дій, недіючі описи.
Справи сформовані у відповідності з затребуваною номенклатурою справ. В справах документи, які за своїм змістом відповідають заголовкам справ. Чорнових і копійованих документів немає. Документи оформлені у відповідності із правилами ДСДЗУ, підписані, в необхідних випадках, є печать і гриф затверджено. В справах вміщені документи одного року.
Документи знаходяться в хорошому стані, фізичних пошкоджень не має. Справи підшиті, пронумеровані, мають завірювальні написи. Справи можуть бути використані в наукових і практичних цілях.
Протягом 2025 року надавалась консультативна та методична допомога підрозділам Медвинської сільської ради щодо систематизації документів та дотримання вимог Інструкції з діловодства. Підготовлено проєкти Інструкції з діловодства у Медвинській сільській раді та її виконавчих органах та Інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну у Медвинській сільській раді та її виконавчих органах та направлено на розгляд до ЕК Архівного відділу Білоцерківської РДА.
Відділом постійно контролюється робота структурних підрозділів Медвинської територіальної громади щодо розгляду звернень громадян та ведення діловодства.
Протягом звітного періоду робота відділу здійснювалася відповідно до плану роботи відділу, які розроблялись щомісячно та посадових інструкцій посадових осіб.
Професійно й своєчасно посадовими особами відділу організовувалось діловодне опрацювання розпорядчих та службових документів, виконання інших покладених на відділ обов’язків та завдань.
Начальник відділу загальної,
організаційної роботи, цифрових
трансформацій та цифровізації Н.БУГАЄНКО
